In 2021 hebben de NVGA en het Verbond een nieuw sjabloon poolovereenkomst én een nieuwe samenwerkingsovereenkomst (vsv) gelanceerd. In dit artikel bekijken we wat er nieuw is en wat er aangepast is in de poolovereenkomst. Daarna kijken we naar wat er veranderd is in de vsv.
Poolovereenkomst 2021 versus 2019
In de inhoudsopgave van de poolovereenkomst is alleen een aanpassing gedaan in artikel 4. De titel was: Product approval en Review Proces (PARP). Dat is in de 2021-versie aangepast naar: Product Oversight en Governance (POG-vereisten). Verder zijn de artikelen en de volgorde van de artikelen ongewijzigd. Kijken we naar de bepalingen in het voorblad, dan zien we dat daar inhoudelijk geen wijzigingen in zijn gedaan. Wel ziet de tekst er iets anders uit. Deze aanpassingen zijn gedaan om de leesbaarheid te verbeteren. Hieronder worden de aanpassingen doorgenomen per artikel.
In Artikel 1. Risicoverdeling, verzekeringsvormen en limieten, poolleader, overleg zijn veel zaken tekstueel aangepast om de leesbaarheid te verbeteren, maar er zijn geen inhoudelijke veranderingen doorgevoerd.
In de hele overeenkomst is de leesbaarheid van de tekst verbeterd.
Acceptatie van specials
In artikel 2. Acceptatie is dat wel anders. De tekst van artikel 2.3 is veranderd. In de Bijlage 1 van de overeenkomst moet nu worden opgenomen wat een ‘special limit’ is. Binnen die limieten mag de gevolmachtigde samen met de leader besluiten om deze op te nemen in de pool. Betreft het een risico buiten die limieten, dan moet de gevolmachtigde toestemming hebben van alle verzekeraars die tekenen op de pool. Let dus op als gevolmachtigde bij de poolverlenging (als je deze nieuwe overeenkomst gaat gebruiken in elk geval), dat je Bijlage 1 aanpast en daar de benodigde ‘special limits’ in vastlegt en goed afstemt met de betrokken verzekeraars. Instrueer ook je acceptanten dat als het om een risico gaat wat boven deze limietenlijst uitkomt, er contact gezocht moet worden voor toestemming met alle verzekeraars.
Door de aanpassing in artikel 2.3 is ook artikel 2.4 gewijzigd. Er moet nu namelijk in de administratie een onderscheid zichtbaar zijn van alle risico’s die voldoen aan datgene wat binnen de kaders van Bijlage 1 valt. En er moet zichtbaar zijn welke van de ondergebrachte risico’s niet vallen binnen die kaders.
Aanpassing van schabehandelingseisen
Bij het artikel over schadebehandeling is aan artikel 3.2 toegevoegd dat de gevolmachtigde de poolvolgers informeert over de besluiten die de poolleader neemt in overgedragen schadedossiers. Hoe dit geïnterpreteerd moet worden, wordt niet duidelijk uit de tekst. Moet er actief over worden gecorrespondeerd? Of kan worden volstaan met het aanleveren van de aangepaste (schade)data (wat maandelijks standaard al plaatsvindt). Data aanleveren is tenslotte ook informeren.
Van PARP naar POG
Dan het volledig aangepaste artikel 4. Het gaat hier om de verandering van PARP (Product Approval en Review) naar POG (Product Oversight and Governance). Nog steeds moet worden voldaan aan de uitgangspunten van de KNVB-normen, daaraan is toegevoegd dat de leidraad POG Volmacht als uitgangspunt moet worden gehanteerd. Het belangrijkste verschil is dat waar in de oude Poolovereenkomst de hoofdontwikkelaar (of dat nu de verzekeraar of de gevolmachtigde is) binnen één jaar na aanvang van de pool het PARP-proces moest hebben doorlopen. Dat is nu anders. Deze moet nu gereed zijn voordat de pool van start gaat. Houd hier rekening mee als gevolmachtigde als je zelf ontwikkelaar bent van een pool.
De andere artikelen: artikel 5 – duur, einde en eventueel voortzetting van de overeenkomst, artikel 6 – ontbinding en afwikkeling van de pool, artikel 7 – toetreding, uittreding, wijziging risicoverdeling en poolleader, artikel 8 – Protocol Intermediaire pools, artikel 9 – kosten en artikel 10 – beloning bevatten geen inhoudelijke wijzigingen. Er zijn alleen tekstuele aanpassingen gedaan, zodat de artikelen beter leesbaar zijn.
Samenvattend
Samenvattend leest de poolovereenkomst beter en staan de puntjes op de i. Al met al zijn er slechts een aantal aanpassingen gedaan, maar wel aanpassingen die toch aandacht nodig hebben. Als je gevolmachtigde bent of poolverzekeraar, kijk dan goed of je de ‘special limits’ juist hebt vastgelegd in een nieuwe Bijlage 1. Is het een pool die al meerdere jaren loopt, spreek dan goed met elkaar af wat je doet met risico’s die in het verleden in de pool zijn opgenomen en die nu niet meer aan de eisen voldoen. Ga je ze voorleggen aan alle verzekeraars? Of neem je in de poolovereenkomst op dat dit alleen geldt voor nieuw te verzekeren risico’s?
Daarnaast geldt ook voor deze voorbeeldpoolovereenkomst dat het gaat om voorbeeldteksten met een indicatief karakter. Het staat iedereen vrij om ervan af te wijken. Beoordeel dus goed met elkaar of deze aanpassing een toevoeging geeft op de risicobeheersing in de pool en of je ze al dan niet wilt doorvoeren.
Aanpassingen in het vastleggen van ‘special limits’ verdienen extra aandacht
Een nieuw sjabloon samenwerkingsovereenkomst Volmacht. Wat is er veranderd?
In de samenwerkingsovereenkomst zijn enkele kleine en wat grotere aanpassingen doorgevoerd. In dit artikel staan we alleen stil bij aanpassingen die echt impact hebben op de onderlinge afspraken. De NVGA en het Verbond hebben een document opgesteld dat een toelichting geeft op de vsv 2021. Die toelichting geeft ook wat nadere uitleg over specifieke artikelen en is te vinden op: www.verzekeraars.nl/media/9225/toelichting-vsv-2021-september-2021.pdf.
De volgende aanpassingen zijn van belang:
- In artikel 1.10 is de termijn waarop je als gevolmachtigde moet doorgeven dat er een wijziging in de verhoudingen binnen je organisatie gaat plaatsvinden, aangepast. Dit was zestig kalenderdagen en is nu veertig werkdagen geworden. Je moet dit dus doen voordat er een aanpassing komt! Een andere aanpassing van de termijnen is terug te vinden in artikel 2.6 De verzekeraar geeft instructies aan de gevolmachtigde over het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. De termijn voor het opvolgen van die instructies was vijfenveertig kalenderdagen en is nu aangepast naar dertig werkdagen.
- In het onderdeel 5. Samenwerking met bemiddelaars is een heel nieuw artikel opgenomen. Dat is artikel 5.8 geworden. Het gaat hier om goedkeuring door de verzekeraar aan de samenwerking met een verbonden bemiddelaar. De verzekeraar moet de overeenkomst vooraf goedkeuren. Hoe omgegaan wordt met bestaande samenwerkingsovereenkomsten tussen gevolmachtigde en een verbonden bemiddelaar is niet opgenomen in de vsv.
- Ook in hoofdstuk 6. Veiligheid, integriteit & fraudebeheersing is een nieuw artikel opgenomen. Het gaat om artikel 6.5 Dit betreft een artikel over incidenten en de regeling hoe en wanneer te melden. In het kader van het Werkprogramma risicobeheersing volmachten was het hebben van een incidentenprocedure en incidentenregister al verplicht. Nu is dit ook geformaliseerd in de vsv.
- Dan het volledig aangepaste artikel 7.7 Het gaat hier om de verandering van PARP (Product Approval en Review) naar POG (Product Oversight and Governance). Nog steeds moet worden voldaan aan de uitgangspunten van de KNVB-normen, daaraan is toegevoegd dat je de leidraad POG Volmacht als uitgangspunt moet hanteren. De tekst is gelijk aan die van de nieuwe tekst in artikel 4 van de vernieuwde poolovereenkomst.
- In artikel 9.3 is een ogenschijnlijk kleine aanpassing doorgevoerd, maar de impact van de aanpassing is veel groter. Het artikel zag toe op het mogen controleren van individuele acceptatie en schaderegelingswerkzaamheden. Nu is dat aangepast naar: aan hem uitbestede werkzaamheden. Hierdoor wordt de controle die de verzekeraar kan uitvoeren een stuk omvangrijker. Gezien de discussie over wat nu eigenlijk de uitbestede werkzaamheden van de verzekeraar aan de gevolmachtigde zijn, zie ik in deze verruiming een verschuiving van controle op primaire uitbesteding naar ook aan uitbesteding gelieerde activiteiten. Zolang er nog geen duidelijkheid is bij alle betrokken partijen wat nu daadwerkelijk uitbesteedde werkzaamheden zijn, is de aanpassing van dit artikel in mijn beleving een te grote verandering, ook al lijkt het een kleine aanpassing. Uitbesteding van primaire processen leidt tot het bepalen van beleid door de verzekeraar, dat is ook helemaal terecht, maar als je als gevolmachtigde een overeenkomst tekent waarin ook andere zaken onder ‘uitbesteding’ worden geschoven, moet je je afvragen of je daar wel in mee wenst te gaan. Je hebt tenslotte zelf de regie op al je andere bedrijfsprocessen.
Van controle op acceptatie en schaderegeling naar uitbesteding in brede zin. Is dat wenselijk?
Bijlage 2 helemaal vernieuwd
Dan zien we dat Bijlage 2 helemaal is vernieuwd. Eindelijk is er een echt goede opsomming opgenomen van alle gedragscodes, protocollen, convenanten, bedrijfsregelingen en leidraden. Hoewel niet limitatief, doet deze lijst veel meer recht aan alle zaken waaraan ook een gevolmachtigde zich dient te houden. Hoewel je je als gevolmachtigde altijd al moest houden aan deze regelingen, is het goed om ze nog eens door te nemen en te kijken of je bedrijfsvoering ook echt invulling geeft aan de regels.
Samenvattend hebben we eindelijk een goede bijlage 2. De vsv is aangepast aan de meest recente ontwikkelingen. Dat is een goede ontwikkeling. Ook het benoemen van alle regelingen in bijlage 2 vind ik zelf echt een flinke verbetering. De oude lijst deed gewoon geen recht aan alle vereisten waaraan een gevolmachtigde wel al moest voldoen, maar die niet werden opgesomd.
Maar let op artikel 9.3 over de reikwijdte van de controle. De belangrijkste aanpassing met mogelijke impact zit in dit artikel van de Samenwerkingsovereenkomst. Ik raad iedere gevolmachtigde aan hier echt een eigen mening over te gaan vormen. Welke impact heeft deze aanpassing op jouw bedrijfsvoering en wil je dat? Al met al een mooie vsv die stof tot nadenken geeft.
Drs. M.A. (Mieke) Dadema (MSc)
De auteur is eigenaar van Draad consultancy BV en tevens lid van de redactieraad van de Beursbengel.
