In september van dit jaar hebben het Verbond van Verzekeraars en de NVGA de “instructie naleving Sanctiewet Volmacht Schade en Inkomen” gepubliceerd. Dit is de opvolger van de Leidraad Sanctiewet Volmacht uit de zomer van 2021. De belangrijkste aanpassing zit al in de titel, ging het eerst om een “leidraad”(een richtinggevend document), nu gaat het om een “instructie”(een directe aanwijzing hoe je iets moet doen). Waar je eerst dus nog onderbouwd van de leidraad zou kunnen afwijken, is dat nu dus niet langer het geval. Dat betekent dat deze instructie geldt voor alle leden van de NVGA en alle leden van het Verbond van Verzekeraars. Ook alle gevolmachtigden die geen lid zijn van de NVGA, maar wel een volmacht hebben van één van de leden van het Verbond, moeten voldoen aan de instructie. In dit artikel wordt dieper ingegaan op een aantal onderwerpen waar in de markt mee geworsteld werd. Daar is de instructie nu een stuk duidelijker over.
Verbetering van de instructie 2024 ten opzichte van de leidraad 2021
De instructie is een veel overzichtelijker en leesbaarder document geworden dan de vorige leidraad. Hij gaat in op de verplichtingen vanuit de Sanctiewet 1977 en de regels van het CDD-onderzoek. Er wordt niet langer gesproken over EVR-toetsingen en ingewikkelde toetsingen bij mutaties met premie consequenties e.d. Hierdoor is het document veel beter leesbaar en ook duidelijker. Wat ook heel prettig is, is dat er niet langer wordt gewerkt met de risicoklassen en wanneer een klant in welke risicoklasse zou vallen. Alle relaties die voldoen aan de kaders van de instructie worden als een “standaard” risico verondersteld. En kennen dus allemaal hetzelfde te volgen proces. Voor gevolmachtigden die alleen maar zaken doen met Nederlandse klanten is het nu mogelijk om hun proces super efficiënt in te richten, voor gevolmachtigden met meer buitenlandse risico’s of bijvoorbeeld veel transport risico’s wordt het juist ingewikkelder.
Niet standaard risico’s
Wat lastiger is, is dat deze instructie alleen gaat over verzekeringen die worden aangegaan door Nederlandse (rechts)personen en betalingen die worden gedaan aan Nederlandse betaalrekeningen. Hierdoor is het beleid een stuk meer recht toe rechtaan, immers alle Nederlandse betaalrekeningen zijn al eens getoetst en alle Nederlandse personen en de personen achter rechtspersonen (UBO’s) zijn eenvoudig te vinden. Voor alle buitenlandse contracten en betalingen wordt verwezen naar het individuele CDD-beleid van verzekeraars. Dat is jammer, opvolging geven aan de Sanctiewet wordt in de praktijk vaak pas interessant als het om buitenlandse transacties gaat. Juist voor die transacties zou het helpend zijn in de markt om een uniforme instructie te hebben. Nu moet iedere gevolmachtigden het CDD-beleid van de verzekeraars ontvangen en daar intern een proces voor ontwikkelen. Als die beleidslijnen te veel verschillen van elkaar wordt de kans op fouten of onvolledigheid vergoot. Immers, als altijd hetzelfde proces gevolgd kan worden, bouwt men ervaring op om dit steeds efficiënter en kwalitatief beter te doen. Bij wisselend beleid is dat juist een risico, omdat men niet exact weet, wat wanneer van hem verwacht wordt. En dat is bij de hoog risicovolle transacties nou net niet wat we voor ogen hebben met z’n allen.
Het uitgangspunt: toets iedereen en zorg goed voor je monitoring
Het uitgangspunt van de instructie is de basis van de Sanctiewet van 1977 die al die tijd al onveranderd is, namelijk; toets iedereen voordat je een verzekeringsovereenkomst sluit en toets iedereen waar je geld aan uitkeert. Heb je de monitoring aan staan in het systeem wat je gebruikt, dan hoef je mutaties niet meer te toetsen, behalve natuurlijk als de verzekeringnemer of de met name genoemde verzekerden veranderen. Dat is ook logisch, wat die personen ken je nog niet en moet je dus toetsen voordat je met hen een contract aan gaat. Dit geldt voor natuurlijke personen en ook voor de UBO’s van rechtspersonen. Achterhaal eerst de UBO van de rechtspersoon en toets die aan de sanctielijsten en dan pas kun je verder. Een handmatig verkregen UBO moet je eens per twee jaar opnieuw opvragen en toetsen. Zorg ervoor dat je dat tijdig in je systemen agendeert. Als al je relaties in de automatische monitoring zitten of in je handmatige monitoring, dan hoef je bij mutaties geen toetsingen meer te doen.
Ik zie toch nog veel gevolmachtigden die maar UBO-formulieren blijven sturen naar hun klanten, maar dit is dus echt niet nodig. Heb je de UBO opgevraagd en ontvangen, heb je die personen getoetst en opgenomen in je monitoring, dan hoef je alleen bij een uitkering te toetsen of de UBO’s nog dezelfde personen zijn en na twee jaar vraag je weer een formulier uit. Ook als de relatie al bekend is en in de monitoring zit, hoef je niet weer een formulier te versturen. Is de relatie al bekend, maar heeft die al langer dan drie maanden geen lopende verzekeringen, dan is het oorspronkelijke onderzoek nog drie maanden geldig, dan kun je dat gewoon blijven gebruiken. Opnemen in de monitoring en je kunt weer door.
Voorlopige dekking
Voorlopige dekking is in het kader van de Sanctiewet soms een worsteling, doe ik de check voor het afgeven van de voorlopige dekking of pas vlak voor het afsluiten van het contract> Mijn advies zou zijn, doe het vlak voor het afgeven van de voorlopige dekking, dan weet je zeker dat je geen zaken doet met iemand waar je geen zaken mee wil doen. Heb je geen check, dan moet je de voorgeschreven clausule met opschortende voorwaarden opnemen. Meestal gebeurd dit wanneer er geen automatisch controle kan plaatsvinden bij een rechtspersoon en is het wachten op het UBO-formulier. Geef de klant een extra zetje tot het invullen van dat formulier en geef dan pas voorlopige dekking af. Dan hoeft de clausule niet en hoef je ook dit hele circus niet te gaan starten als de dekking echt in moet gaan.
Wat te doen als er geen UBO’s zijn?
Deze vraag krijg ik heel vaak, wie is de UBO van de VVE? Wie is de UBO als er niemand is met 25% zeggenschap of meer? Wat moet ik dan? Daar geeft de instructie antwoord op. Toets degene die feitelijke zeggenschap heeft, misschien heeft die geen aandelen zoals bij een VVE of een kerkgenootschap of vereniging, maar die heeft wel de mogelijkheid om de koers te bepalen. Dat noemen we een pseudo UBO. Dat is eigenlijk een term uit andere wetgeving, maar hebben we omarmt om toch te kunnen voldoen aan de regels van de Sanctiewet. Dus heb je geen “officiële” UBO, toets dan de bestuurders die vermeld staan in de KvK. In de instructie staan hier hele heldere antwoorden op, dus lees die eens goed door (pagina 10 en 11).
Wat als er geen registratieplicht is in het UBO-register van de KvK?
Wat hier ook nog wel eens misgaat is dat mensen denken dat als er geen UBO-registratie verplichting is, we ook geen UBO’s moeten toetsen. Dat is onjuist. Het één heeft niets met het ander te maken. Het UBO-register van de KvK kan straks als het weer open is, een handige tool zijn voor het vinden van veel UBO’s, maar ook van degene die geen verplichting tot registratie hebben, zul je die moeten toetsen. Een eenmanszaak hoeft zijn UBO’s niet door te geven, dat is ook logisch, want er is maar één persoon die daar de boel runt en dat is de eigenaar, daar is altijd de natuurlijke persoon de UBO en kun je die natuurlijke persoon dus direct toetsen.
DNB sanctie alerts
Het gebeurd soms dat er een nieuwe persoon wordt toegevoegd aan één van de sanctielijsten die wij als markt moeten toetsen. Zodra die persoon op de lijst staat, moet jij dat weten en alle activiteiten bevriezen met die klant. Omdat die persoon wordt toegevoegd aan de lijst en de lijsten in de monitoring niet altijd direct worden bijgewerkt, moet je hier zelf actie op ondernemen. Meldt je aan voor de sanctiealerts van de DNB. Ontvang je een alert, check dan of die persoon in je portefeuille zit. Zo nee, leg dat vast, zo ja, meldt een hit aan je verzekeraar (de verzekeraar meldt aan de DNB). Doe dit ook aantoonbaar, zodat je kan laten zien dat je in control bent. Je kunt je aanmelden via: https://www.dnb.nl/dnb-nieuwsservice/ en dan kiezen voor: nieuwsbericht sancties.
En wij allemaal dan?
We werken allemaal met elkaar samen, verzekeraars, gevolmachtigden, intermediairs, experts, herstellers. Als we elkaar allemaal doorlopend en bij elke schade zouden moeten gaan toetsen, dan zouden we daar erg veel tijd en energie aan kwijt zijn. Dat hoeft gelukkig niet. De verzekeraars staan onder toezicht van DNB en wordt vanuit daar getoetst. Gevolmachtigden en intermediairs worden door verzekeraars getoetst en in de monitoring door hen gevolgd. Ben je er niet zeker van of je kunt uitkeren aan een bepaalde gevolmachtigde of intermediair, neem dan even contact op met de verzekeraar daarachter en vraag ernaar. Voor herstellers en experts die een verzekeraar voorschrijft, is de verzekeraar degene die de checks uitvoert. Werk jij met een hersteller of expert samen waarvan je het niet weet, vraag het na bij de verzekeraar of voer zelf de check toch uit. De sanctiewet heeft directe werking, dus jij bent verantwoordelijk voor het correct uitvoeren ervan. Bij twijfel, altijd checken. De VNAB doet het via het sanctieplatform in één keer voor de hele markt en deelt die onderzoeken ook met iedereen, dus als je met hen werkt, kun je makkelijk terugvinden of een partij gecontroleerd is of niet.
Drempelbedragen bij schade.
Waar voorheen nog wel eens werd aangegeven dat je alleen moest toetsen bij bedragen boven de X of Y euro, dat is niet correct. De drempelbedragen vind je dan ook niet meer terug in de instructie. Alle uitbetalingen moeten worden getoetst. Bij het uitbetalen aan een derde ten behoeve van je klant, moet je zowel de derde toetsen als je klant. Ook al betaal je niet direct uit aan je klant, je doet dat wel in zijn of haar naam. En als je klant op een sanctielijst staat, mag je ook niks doen uit naam van.
Wie toetst bij overdrachtsschades?
Meestal zal de verzekeraar de toets uitvoeren bij overdrachtsschades. Leg dit goed vast in je samenwerkingsovereenkomst, zodat duidelijk is wie wat doet. Doet de verzekeraar het niet, dan moet de gevolmachtigde dit doen en vastleggen. Twijfel je als gevolmachtigde of het gedaan is, vraag dan de check op bij de verzekeraar voordat je overgaat tot uit betalen.
Tenslotte
Al met al, is de instructie duidelijk, goed leesbaar en recht toe recht aan. Voor Nederlandse risico’s en betaalrekeningen, hebben we er een prima instructie bij. Neem hem eens goed door en pas je procedures erop aan. Zorg ervoor dat iedereen in je bedrijf goed op de hoogte is van de regels.
Ik hoop dat we ook zoiets zullen gaan krijgen voor buitenlandse risico’s. Maar tot die tijd, moet je als gevolmachtigde gewoon goed contact houden met je verzekeraars over dit onderwerp.
Drs. M.A. Dadema, MSc De auteur is eigenaar van Draad consultancy BV en Soepel Assuradeuren BV te Abcoude
Download hieronder de publicatie.
